Inovações constantes multiplicam benefícios proporcionados à Fadepe pelo Master Manager

A Fundação de Apoio e Desenvolvimento ao Ensino, Pesquisa e Extensão (FADEPE) é uma entidade de direito privado, sem fins lucrativos, que atua como parceira da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF) desde 1995, quando foi instituída.

Criada com o objetivo de gerenciar recursos de projetos institucionais – sejam eles de pesquisa, extensão ou pós-graduação -, a Fadepe tem como meta contribuir para o sucesso da UFJF no desenvolvimento de suas atividades junto à comunidade acadêmica e à sociedade.
Para a consecução desse propósito, a utilização de um software específico sempre foi vislumbrada pela instituição como uma ferramenta primordial. Desde o início de suas atividades, a Fadepe adotou um sistema para auxiliá-la no gerenciamento dos projetos.

Contudo, o primeiro sistema adquirido não se mostrou adequado às rotinas operacionais da fundação. “O principal problema desse sistema é que ele era monousuário. Ele também era muito limitado e praticamente só controlava os lançamentos de ‘conta-corrente’.”, lembra a analista de gestão de Tecnologia da Informação da Fadepe, Fabiana Marcato.

Solução sobre medida

Com o intuito de transpor essas limitações, a fundação aliou-se à Gemini Sistemas. O propósito das duas organizações, com a parceria, era produzir um software adequado ao controle dos processos de gestão de projetos e fundações. A partir dessa atuação conjunta foi concebida, há oito anos, a primeira versão do Master Manager.

A solução mostrou-se totalmente adequada à realidade institucional da época. “Só por ser multi-usuário, o Manager já causou uma revolução nos processos da Fadepe. Além disso, como o software foi inicialmente desenvolvido para nós, fomos atendidos em todas nossas demandas.”, avalia Fabiana.

Novas implementações, benefícios crescentes

A inserção do software no mercado representou a conquista de novos parceiros que, juntos com a Fadepe e a Gemini Sistemas, participaram ativamente da evolução do Master Manager.

Ao longo dos anos, portanto, a fundação de apoio à UFJF passou a contar com novas ferramentas de gestão. Os recursos implementados apresentaram-se como respostas eficazes às necessidades surgidas com o crescimento institucional.

A Fadepe obteve, assim, um sistema gerencial muito mais complexo, capaz de administrar com eficácia as rotinas diárias de fundações de médio porte. “Hoje temos um controle financeiro, de contas a pagar e a receber, um módulo de compras e um sistema quase tributário, de tantos que são os impostos a reter em cada pagamento, para depois serem repassados ao governo.”, pondera Fabiana.

Em função das vantagens proporcionadas pelas novas implementações, Fabiana faz questão de ressaltar a importância das constantes pesquisas empreendidas pela Gemini Sistemas com o intuito de otimizar ainda mais o sistema. “As pequenas, mas constante atualizações, são sem dúvida um grande benefício”, destaca.

A utilização de todas as ferramentas hoje disponíveis no Master Manager vem permitindo à Fadepe otimizar as rotinas operacionais, com significativa redução de tempo e de custos. É o que garante Fabiana. “Com certeza, estamos economizando muito tempo graças ao sistema. Um exemplo recente dessa economia diz respeito ao uso do módulo de conciliação automática: com ele, diminuímos pela metade o tempo gasto na rotina de conciliação (de 10 para 5 dias úteis).”

Economias como essa propagam-se pela trajetória da Fadepe, permeando os oitos anos de história do Master Manager no controle de mais de 1.000 projetos geridos pela fundação.